Heimsferðir ehf. (”Heimsferðir”, ”við”, ”okkar”) virðir einkalíf viðskiptavina sinna og gesta á heimsíðu. Markmið okkar er skýrt, að með þessari stefnu óskum við eftir – á gagnsæjan hátt – að lýsa fyrir þér hvernig við söfnum saman, notum, birtum og vistum upplýsingar þannig að þú sért viss um að persónuupplýsingar þínar séu geymdar á öruggan hátt. Heimsferðir annast alla meðferð persónuupplýsinga í samræmi við persónuverndarlög og nýja persónuverndarlöggjöf ESB (GDPR).

Heimsferðir ber ábyrgð á meðhöndlun persónuupplýsinga á þessari og öðrum heimasíðum sem eru á ábyrgð Heimsferða. Fyrirtækið safnar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili.

Þú getur haft samband í gegnum tölvupóst á personuvernd@heimsferdir.is eða með bréfpósti til Heimsferðir, Skógarhlíð 18, 108 Reykjavík. Þú getur einnig haft samband í gegnum heimsíðu okkar www.heimsferdir.is.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, td.nafn, kennitala, heimilisfang, netfang og símanúmer. Þetta gildir einnig um miða-/bókunarnúmer, dulkóðuð gögn og mismunandi gerðir rafrænna einkenna eins og IP tölur ef hægt að rekja þau til einstaklinga.

Hvernig við söfnum persónuupplýsingum og hvaða upplýsingum við söfnum

Heimsferðir safnar persónuupplýsingum á ýmsa vegu en þó fyrst og fremst frá þér.

Upplýsingar sem safnast í tengslum við bókun og ferðalagið

Þegar þú bókar ferð á heimsferdir.is, hjá samstarfsaðila eða á skrifstofu okkar, söfnum við persónuupplýsingum frá þér – það er okkur nauðsynlegt til þess að geta gert bókun þína. Það þýðir m.a. nafn, fæðingardag, aldur og kyn allra farþega í bókuninni ásamt heimilisfangi og upplýsingar til þess að geta haft samband við þann sem bókar. Þegar þú bókar söfnum við einnig greiðsluupplýsingum þess sem bókar ferðina. Ef í bókuninni eru börn, söfnum við upplýsingum þess aðila sem ferðast með barninu.

Þegar þú lýkur ferð með okkur söfnum við einnig upplýsingum um ferð þína. Fyrir utan ofangreindar upplýsingar eru þetta m.a. bókunarnúmer, áfangastaður, ferðalengd og önnur mögulega nýtt þjónusta í ferðinni.

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér þegar þú hefur samband við okkur í gegnum þjónustuver okkar, tölvupóst, síma eða á annan hátt. Aðallega söfnum við þeim persónuupplýsingum sem við höfum þörf fyrir til þess að geta svarað spurningum þínum eða meðhöndlað erindi þitt. Þetta eru upplýsingar um nafn og bókunarnúmer. Það fer svo eftir hvernig þú velur að hafa samband við okkur hvort við söfnum netfangi eða símanúmeri. Í gegnum persónulega þjónustu okkar söfnum við einnig öðrum persónuupplýsingum sem þú velur að veita okkur. Það geta verið upplýsingar um ofnæmi, sjúkdómsástand eða aðrar upplýsingar er varða þig eða aðra á þínum vegum í bókun þinni.

Ef þú skráir þig á heimsferdir.is (Mínar Síður), geymum við netfangið þitt til þess að búa til innskráningu þína. Við geymum einnig upplýsingar um notendanafn þitt. Á ,,Mínum Síðum” getur þú valið að gefa upp nafn, heimilisfang og upplýsingar svo við getum sett okkur í samband við þig.

Ef þú velur að skrá þig í áskrift að fréttabréfi okkar söfnum við nafni þínu og netfangi til þess að geta sent þér fréttatíðindi. Ef þú velur að gefa okkur upp póstnúmerið þitt söfnum við því.

Þegar þú notast við einhverja heimasíðu okkar eða aðra stafræna þjónustu okkar söfnum við upplýsingum um notkun þína á þjónustunni. Einhverjar þessara upplýsinga kunna að vera persónulegar upplýsingar eins og td. IP númer. Við söfnum einnig upplýsingum um hvernig þú leitar í þjónustunni, hvernig leitarskilyrði þú setur og hvernig ferðum þú leitast helst eftir. Ef þú ert skráð/ur inn á ,,Mínar síður” eða veitir okkur upplýsingar sem gefur okkur möguleika á að auðkenna þig tengjum við gögn um notkunarmynstur þitt við aðrar upplýsingar sem við höfum safnað.

Við bókun og í samskiptum við okkur getur það komið upp að einhver gefi upp persónuupplýsingar eins eða fleiri ferðafélaga. Við gerum ráð fyrir að sá sem upplýsingarnar gefur hafi samþykki ferðafélaga sinna til þess að veita okkur þær. Ef einhver bókar ferð þar sem þú ert skráður farþegi söfnum við persónuupplýsingum um þig frá viðkomandi aðila. Það sama á við ef einhver hefur samband við okkur fyrir þína hönd. Til þess að halda upplýsingum uppfærðum og réttum, bætum við þær og uppfærum með því að sækja upplýsingar úr opinberum gögnum, td.heimilisfang og kennitölu.

Lagalegur grundvöllur Heimsferða um meðferð persónuupplýsinga þinna

Heimsferðir meðhöndlar persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög. Það kann að gerast að sömu persónuupplýsingar eru notaðar í tengslum við ferðabókun, sérstaklega samþykktar, og vegna upplýsingagjafar sem er nauðsynleg til þess að uppfylla lagalegar skyldur. Það þýðir að þrátt fyrir að þú dragir samþykki þitt til baka og meðferðin sem samþykkið byggir á renni út, geta persónuupplýsingar samt sem áður verið hjá okkur í öðrum tilgangi. Aðallega vinnum við upplýsingar þínar til þess að uppfylla samning sem þú ert aðili að, svo sem ferðakjör.

Heimsferðir getur einnig unnið úr upplýsingum sem eru nauðsynlegar til þess að fylgja eftir lögmætum hagsmunum, ef hann brýtur ekki í bága við hagsmuni viðskiptavinarins. Það gæti verið tölfræðileg greining og markaðssetning.

Til þess að geta veitt þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir notum við persónuupplýsingar þínar á ýmsa vegu. Við notum til að mynda upplýsingar til gefa út miða og ferðagögn ásamt því að gera hótelbókanir og greiða fyrir þá þjónustu sem þú hefur pantað. Ef þú hefur pantað þjónustu s.s. leigubíl, skattfrjálsan varning, skoðunarferðir osfrv., notum við upplýsingar á sama hátt.

Stjórnun ferðarinnar felur einnig í sér notkun upplýsinga fyrir bókhald, uppgjör, endurskoðun, lánstraust eða aðra staðfestingu greiðslukorta, innflytjendamál og tollrannsóknir.

Við notum persónuupplýsingar þínar til þess að veita þér þjónustu ef þú hefur samband við okkur með spurningum, athugasemdum eða kvartanir. Við notum nafn þitt og bókunarnúmer til þess að finna upplýsingar um þig og ferð þína. Við notum td. netfang og símanúmer til þess að hafa samband við þig varðandi tilfallandi spurningar eða önnur mál. Við gætum einnig notað aðrar persónuupplýsingar sem við höfum aflað til þess að svara spurningum þínum eða afgreiða mál þín.

Þegar þú hefur pantað ferð með okkur notum við persónuupplýsingar til þess að senda þér staðfestingu, mikilvægar upplýsingar um ferðina og tilboð í tengslum við ferðina. Þetta er sent á netfangið sem þú upplýstir okkur um þegar pöntun var gerð. Þegar þú kemur heim úr ferðalagi þínu sendum við þér spurningalista þar sem við biðjum þig að svara nokkrum spurningum um ferðalag þitt til þess að hjálpa okkur að bæta þjónustuna

Fyrir og á meðan á ferð þinni stendur sendum við þér mikilvægar upplýsingar í gegnum sms í símanúmerið sem var gefið upp við bókun ferðarinnar. Þetta geta verið upplýsingar um veður, flug eða viðburði sem eiga sér stað á áfangastað þínum á meðan á ferðinni stendur.

Við sendum upplýsingar um frávik á td. tímasetningum og öðrum breytingum í tengslum við ferð þína. Þessar upplýsingar eru sendar í tölvupósti, bréfpósti, sms-skeyti eða í gegnum síma, fer allt eftir hverjar breytingarnar eru og hvaða upplýsingar við höfum um þig.

Ef þú skráir þig í áskrift að fréttabréfi okkar notum við persónuupplýsingar þínar til þess að senda fréttabréfið til þín og aðlaga innihald þess að þér. Þetta á við um netfangið þitt, upplýsingar um ferðasögu þína, notendamynstur og ferðaóskir. Með hjálp þessara upplýsinga sendum við þér tilboð sem við teljum geta höfðað til þín.

Við notum þær upplýsingar sem við söfnum um viðskiptavini okkar til þess að þróa og betrumbæta vörur okkar og þjónustu. Þetta gildir um stafræna þjónustu okkar, þar sem við greinum notkun til að þróa hvernig við kynnum upplýsingar, auglýsingaherferðir ásamt því að þróa hönnun okkar á stafrænu formi. Þetta á einnig við um þróun okkar á vörum í samræmi við þarfir og óskir viðskiptavina og td. til þess að vinna að annmörkum og auka öryggi

Að mestu notum við nafnlaus gögn til þess að framkvæma þessa tegund af greiningu. Það getur þó gerst að við notumst við persónuupplýsingar sem við höfum safnað ef það þykir viðeigandi.

Persónuupplýsingar þínar geta einnig verið nýttar til þess að gera okkur kleift að fara eftir lögum og reglum, td. varðandi öryggi og skýrslugjöf.

Heimsferðir fylgir góðum starfsvenjum í ferðaiðnaði. Við geymum persónuupplýsingar þínar svo lengi sem það er nauðsynlegt með tilliti til úrvinnslu.

Við geymum allar persónuupplýsingar þínar sem við höfum safnað í gagnagrunni okkar. Í gagnagrunni okkar geymast persónuupplýsingar og ferðasaga í sjö ár ef þú hefur ekki veitt samþykki fyrir geymslu þeirra í lengri tíma. Ef þú hefur samþykkt geymslu þeirra sérstaklega eru þær geymdar í 10 ár.

Ef þú kvartar yfir ferð innan tveggja ára frá síðustu ferð þinni munum við halda öllum upplýsingum þínum í 10 ár.

Á ,,Mínum síðum” geymum við upplýsingar sem þú hefur skráð þar svo lengi sem notendaaðgangur þinn þar er virkur.

Ef þú ert áskrifandi að fréttabréfi okkar geymum við upplýsingar um þig svo lengi sem þú velur að vera áskrifandi.

Þessar persónuupplýsingar geymast á mismunandi hátt, allt eftir því hvað við á. Það getur þýtt að upplýsingar sem eru fjarlægðar úr einu kerfi af því þeirra er ekki lengur þörf geta verið geymdar í öðru kerfi skv. samningi eða öðrum tilgangi þar sem enn er þörf fyrir þær.

Tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir Heimsferða til að tryggja örugga vinnslu persónuupplýsinga

Við gerum stöðugar ráðstafanir til þess að uppfylla prinsippin um ,,samþætta gagnavernd og gagnavernd sem standard”.

Við metum þá áframhaldandi áhættu í meðhöndlun persónuupplýsinga sem er til staðar og gerum nauðsynlegar varúðarráðstafanir til að draga úr áhættunni.

Við þjálfum stöðugt starfsfólk okkar í gagnarverndarmálum og hefur Heimsferðir sinn fulltrúa sem er ábyrgur fyrir gagnavernd (CDPO). Hafir þú einhverjar spurningar um hvernig við vinnum með persónuverndarlögin eða nýju reglugerðina frá ESB (GDPR) getur þú sent okkur tölvupóst á netfangið personuvernd@heimsferdir.is

Microsoft

Við notumst við Microsoft Office vörur og kerfisþjónustu fyrir okkar innri vinnu. Það þýðir að persónuupplýsingar þínar eru meðhöndlaðar af Microsoft þar sem við höfum nýtt það í gagnavinnslu okkar.

Persónuupplýsingarnar eru geymdar af Microsoft í skýja-þjónustu innan ESB. Ef um er að ræða stórt upplýsingatækni atvik getur Microsoft yfirfært persónuupplýsingarnar til lands utan ESB/EES. Þessi flutningur er aðeins gerður til þess að vernda gögn.

Samningsaðilar og upplýsingatækni (IT) þjónusta

Við notum fjölbreytt úrval af upplýsingatækni og upplýsingatæknikerfum í fyrirtækinu okkar. Í sumum þeirra eru persónulegar upplýsingar veittar og geymdar.

Við virðum einkalíf þitt og öryggi gagna þinna í allri meðhöndlun.

Sum kerfanna eru sett upp hjá okkur og er það aðeins starfsfólk okkar sem hefur aðgang að þeim. Í þeim tilvikum er enginn flutningur til þriðja aðila. Hins vegar eru sum kerfi skýjalausnir eða settar upp af þjónustuaðila sem þýðir að við sendum persónuupplýsingarnar áfram til þess þjónustuaðila. Í slíkum tilfellum er þjónustuaðilinn varðveitandi gagnanna fyrir okkar hönd og fer eftir okkar leiðbeiningum.

Pöntunarkerfi og gagnagrunnur um viðskiptavini

Í pöntunarkerfi okkar og gagnagrunni um viðskiptavini meðhöndlum við persónuupplýsingar. Þessi kerfi eru hönnuð til þess að veita þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir, svara spurningum og veita ráðgjöf til viðskiptavina varðandi þjónustu okkar. Þessi kerfi geta séð um allar persónulegar upplýsingar sem við söfnum.

Vefgreinandi

Við notum utanaðkomandi þjónustuaðila til þess að greina notkun á heimsíðu okkar og notendaviðmóti. Þessir aðilar annast persónuupplýsingar sem verktaki á okkar vegum. Upplýsingarnar sem um ræðir eru fyrst og fremst upplýsingar sem safnað er saman í gegnum vafrakökur og meðhöndlast sem nafnlaus gögn.

Greiðsluupplýsingar

Við notumst við utanaðkomandi söluaðila til að meðhöndla greiðslur fyrir okkur. Þessir söluaðilar hafa aðgang að persónuupplýsingum s.s. nafni, heimilisfangi og greiðsluupplýsingum. Þessi meðhöndlun er nauðsynleg til þess að við getum veitt þá þjónustu sem þú hefur pantað hjá okkur.

Til þess að hafa samband við þig

Við notumst við utanaðkomandi þjónustuaðila til þess að senda upplýsingar gegnum sms-skeyti fyrir og á meðan á ferð þinni stendur. Þessir þjónustuaðilar hafa aðgang að persónuupplýsingum í formi símanúmera.

Birgjar í ferðatengdri þjónustu

Hjá Heimsferðum notum við birgja og verktaka til þess að bjóða suma þá þjónustu sem þú hefur pantað frá okkur. Það er oft nauðsynlegt fyrir okkur að veita persónulegar upplýsingar til þeirra til þess að þjónustan geti orðið að veruleika.

Hótel

Við notum hótel á áfangastöðum okkar bæði fyrir lengri tíma og skemmri tíma eftir beiðni viðskiptavina. Hótelin, bæði innan og utan ESB/EES, hafa aðgang að persónuupplýsingum sem nauðsynleg eru til þess að bókunin geti gengið í gegn.

Þ.a.s. viðeigandi upplýsingar s.s. nafn, fæðingardag, aldur og kyn allra farþega í bókuninni ásamt heimilisfangi og upplýsingar um tengilið bókunar.

Flugfélög

Við bjóðum upp á flug með flugfélögum Neos Air, Norwegian Air og annarra flugfélaga. Flugfélögin hafa aðgang að persónuupplýsingum allra þeirra sem ferðast með flugfélaginu. Það er nafn, fæðingardagur, aldur og kyn allra farþega í bókuninni ásamt heimilisfangi og upplýsingar um tengilið bókunarinnar.

Flutningur upplýsinga um farþegana fer annað hvort í gegnum Amadeus eða Paxport eða beint til flugfélagsins sem farþegalisti eða svokallaður paxlisti.

Þjónustuaðilar á flugvelli

Það fer eftir því hvaða flugfélag er notað fyrir ferðina og frá hvaða flugvelli er farið hvaða þjónustuaðilar eru nýttir til þess að þjónusta á flugvellinum. Það getur til að mynda snúið að innritun og farangursþjónustu. Í tengslum við slíkar þjónustur getur þjónustuaðilinn fengið aðgang að ákveðnum persónuupplýsingum sem eru nauðsynlegar fyrir þjónustuna.

Skattfrjáls varningur

Ef þú ferðast með okkur getur þú pantað fyrirfram, skattfrjálsan varning hjá viðeigandi þjónustuaðila flugfélagsins og fengið afhent. Þjónustuaðila skattfrjálsa varningsins getur fengið aðgang að persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru til þess að geta afgreitt pöntun þína. Þú finnur persónuverndarstefnu þjónustuaðilans á heimasíðu hans.

Annað

Ef þú pantar aðra ferðatengda þjónustu í gegnum okkur, bæði innan og utan ESB/EES, td. skoðunarferðir eða aðra þjónustu getur verið viðeigandi að veita persónuupplýsingar til þess aðila sem veitir þjónustuna. Það gæti verið nafn, fæðingardagur, aldur og kyn farþega í bókuninni og heimilisfang og upplýsingar um tengilið bókunar.

Dreifing gagna til þriðja lands

Þar sem við skipuleggjum ferðir um allan heim eru sumir samstarfsaðilar okkar utan ESB/EES svæðisins. Það þýðir að persónuupplýsingar kunna að vera fluttar til samstarfsaðila þessara landa í sama tilgangi og lýst hefur verið hér að ofan til þess að veita þá þjónustu sem óskað er eftir.

Sama til hvaða Heimsferðir sendir persónuupplýsingar þínar til, ber Heimsferðir skylda til þess að tryggja að persónuupplýsingar þínar séu öruggar og vel varðveittar – sem Heimsferðir mun auðvitað tryggja.

Réttindi þín

Nauðsynleg meðhöndlun persónuupplýsinga og meðhöndlun á grundvelli samþykkis

Meðhöndlun persónuupplýsinga sem er nauðsynleg til að standa við samning við þig eða til þess að uppfylla lagalega skyldu er heimild án samþykkis.

Ef við hins vegar söfnum og meðhöndlum persónuupplýsingar þínar í öðrum tilgangi þarf samþykki þitt til þess. Þú samþykkir meðhöndlun á persónuupplýsingum þínum þegar þú notar þjónustu okkar á heimsferdir.is eða með því að hafa samband við ráðgjafa okkar, hjá samstarfsaðila eða á ferðaskrifstofu.

Afturköllun samþykkis

Þú getur alltaf valið að afturkalla samþykki þitt með því að hafa samband við okkur. Upplýsingar finnur þú undir kaflanum ,,Hafa samband”. Ef þú velur að afturkalla samþykki þitt munum við eyða persónuupplýsingum þínum og hætta allri meðhöndlun á gögnunum.

Það kann að gerast að sömu persónuupplýsingar séu notaðar með samþykki og vegna nauðsynlegrar upplýsingagjafar eða vegna annarra reglna. Það þýðir að þrátt fyrir að þú afturkallir samþykki þitt og meðhöndlun sem samþykkið náði yfir, geta persónuupplýsingar enn verið geymdar hjá okkur í öðrum tilgangi.

Réttur þinn til að fá upplýsingar um persónuupplýsingar sem við höfum geymt um þig

Ef þú vilt upplýsingar um hvaða upplýsingar við höfum skráðar um þig getur þú sent inn umsókn á heimilisfangið sem þú finnur hér fyrir ofan undir kaflanum ,,Hafa samband”.

Gagnaskráin afhendist eftir óskum og er án endurgjalds.

Réttur til skoðunar á gögnum er lýst í § 31 í Persónuverndarlögum.

Hvernig bið ég um gagnaafhendingu?

Þú skrifar okkur og biður um gagnaafhendingu frá Heimsferðum. Vinsamlegast athugaðu að þú verður að senda skriflega beiðni þar sem hún verður að innihalda undirskrift þína. Þess vegna getur þú ekki sent beiðnina í gegnum tölvupóst. Vinsamlegast merktu bréfið ,,Beiðni um gagnaafhendingu”.

Þú getur skrifað eftirfarandi í umsókn þína:

Gagnaafhending – til þess sem ber ábyrgð á persónuupplýsingum hjá Heimsferðum

Hér með sæki ég um að fá upplýsingar um gögn er mig varða í ykkar varðveislu skv. § 31 Persónuverndarlaga.

...........................................................................

(Staður og dagsetning)

..........................................................................

(Undirskrift)

.........................................................................

(Nafn með hástöfum, kennitala og heimilisfang)

(netfang/símanúmer)

…………………………………………………………………….

Réttur þinn til að stjórna persónuupplýsingum þínum

Þú átt rétt á að biðja um að upplýsingum um þig verði eytt, breytt eða leiðréttar. Þú átt einnig rétt á að biðja um að vinnsla persónuupplýsinga þinna verði takmörkuð, td. megi ekki nota til beinna auglýsinga eða í svokallað sniðmát.

Vafrakökur

Á vefsíðunni heimsferdir.is og öðrum vefsíðum í okkar eigu notum við vafrakökur til þess að undirbúa upplifun þína með því að safna upplýsingum fyrir markaðsherferðir okkar og til þess að þróa heimasíðurnar. Upplýsingarnar eru geymdar nafnlausar. Það getur gerst að ákveðnar persónuupplýsingar séu meðhöndlaðar í vafrakökum á heimsferdir.is. Auk persónuverndarstefnu okkar gildir um þennan gjörning vafraköku stefna okkar, sem þú getur lesið um hér,

Ef þú óskar eftir að kvarta

Hver sá sem telur að fyrirtækið brjóti gegn Persónuverndarlögum eða öðrum lögum um friðhelgi einkalífs getur haft samband við Neytendastofu. Lestu meira á heimasíðu Neytendastofu.